POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – AFIDG
1. Generalidades
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se define de conformidad con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional de Habeas Data. Este derecho permite a todas las personas conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos de naturaleza pública o privada, garantizando el poder de decisión y control sobre su información personal.
El gremio AFIDG, en su condición de Responsable del Tratamiento de datos personales, formula el presente texto con el fin de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad. Esta política establece las directrices institucionales para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y, en especial, para la atención de consultas, peticiones y reclamos de los Titulares. AFIDG acoge tales disposiciones considerando que, para el desarrollo de su objeto social, continuamente recopila y realiza el tratamiento de bases de datos de clientes, accionistas, proveedores, aliados comerciales, empleados y terceros.
Dentro del deber legal y corporativo de proteger el derecho a la privacidad, AFIDG diseña este documento para regular la información a la que tiene acceso a través de su sitio web, correo electrónico, información física, mensajes de texto, mensajes de voz, aplicaciones móviles (Apps), llamadas telefónicas, canales presenciales o cualquier otro medio físico o electrónico. Esto incluye comunicaciones directas o datos administrados por intermedio de terceros que participan en la relación comercial o legal con el gremio.
Esta política se actualizará de forma oportuna en la medida en que se expidan nuevas regulaciones o entren en vigencia disposiciones legales que modifiquen el régimen de protección de datos en Colombia.
2. Objetivo General
Garantizar la reserva, confidencialidad, integridad y seguridad en el tratamiento de los datos personales de clientes, proveedores, empleados, accionistas y terceros de quienes AFIDG haya obtenido u obtenga legalmente autorización. Asimismo, mediante la expedición de esta política, el gremio da estricto cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, relativo al deber de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley.
3. Definiciones Legales
De conformidad con el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se adoptan las siguientes definiciones:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informador que emite el Titular para que AFIDG lleve a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento. (Nota legal: Las personas jurídicas/empresas no son titulares bajo la Ley 1581).
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Dato Personal: Cualquier pieza de información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para efectos de esta política, el Responsable es AFIDG.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
- Dato Público: Dato calificado como tal por los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
- Dato Semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas (ej. datos financieros y crediticios).
- Dato Privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.
- Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Incluye origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas, fotografías, reconocimiento facial).
- Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, puesta a disposición del Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa sobre la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables.
4. Derechos de los Titulares de Datos Personales
Todo proceso que involucre el tratamiento de datos personales por parte de cualquier área de AFIDG debe informar de manera expresa, previa y didáctica al Titular sobre los derechos que le asisten legalmente. El gremio conservará constancia de dicha notificación. Los derechos del Titular son:
- Derecho de Acceso y Consulta: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AFIDG respecto a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Derecho de Prueba: Solicitar en cualquier momento prueba de la autorización otorgada a AFIDG, salvo las excepciones vigentes en la ley.
- Derecho de Información: Ser informado por el gremio, previa solicitud, respecto del uso y finalidades prácticas que se les ha dado a sus datos personales.
- Derecho de Queja: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.
- Derecho de Revocatoria y Supresión: Solicitar la revocatoria de la autorización y/o la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Derecho de Acceso Gratuito: Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, o cada vez que existan modificaciones sustanciales a las políticas.
5. Casos en los cuales AFIDG no requiere Autorización
De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública (conforme a la definición legal).
- Casos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobados.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
6. Destinatarios Autorizados para la Entrega de Información
AFIDG podrá suministrar la información y datos personales recopilados, sin necesidad de autorización adicional, únicamente a las siguientes personas y entidades autorizadas por la ley:
- A los Titulares de los datos, sus causahabientes o sus representantes legales.
- A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial escrita.
- A los terceros expresamente autorizados por el Titular o por la ley.
7. Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos de Habeas Data
Los Titulares de la información o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, o revocar la autorización otorgada, mediante los canales formales de atención que AFIDG ha dispuesto para tal fin:
- Canal Electrónico (Correo institucional): licitaciones@afidg.co
- Canal Físico (Dirección de correspondencia): Carrera 43 No. 72 – 122, Oficina 305, Barrio El Porvenir.
Cualquier comunicación dirigida a AFIDG deberá contener como mínimo: nombre completo del Titular, número de identificación, datos de contacto (físico y electrónico) para la respuesta, descripción clara de los hechos que dan lugar a la solicitud y los documentos que soporten su petición si fuere necesario.
- Consultas: Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Si no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Reclamos (Actualización, Rectificación o Supresión): Cuando el Titular considere que la información debe ser corregida o actualizada, o que existe un presunto incumplimiento de los deberes legales, podrá presentar un reclamo. El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
8. Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos
El Área de calidad y Cumplimiento Normativo de AFIDG será la dependencia interna encargada de tramitar las solicitudes de los Titulares, garantizando el oportuno flujo de respuestas y la debida custodia y actualización de las bases de datos de la organización, de conformidad con lo estipulado en la presente política.
9. Vigencia de la Política de Tratamiento de Datos
La presente política rige a partir de su publicación y socialización interna. Las bases de datos administradas por AFIDG se mantendrán vigentes y serán objeto de Tratamiento mientras se desarrolle el objeto social del gremio, persistan las finalidades comerciales, contractuales o laborales por las cuales fueron recolectadas, o durante el tiempo que exijan las leyes colombianas en materia contable, tributaria y laboral aplicables.